Plan de gestión de adquisiciones y suministros – Procurement management plan

Este plan de gestión contempla las actividades necesarias para la planificación, gestión y cierre de suministros.

El plan de gestión de adquisiciones y suministros definirá la fase de planificación, necesaria para identificar los recursos y productos que hemos de adquirir de manera externa, además de quién es el responsable de coordinar y realizar estas actividades de planificación.

Además de ello, definirá responsabilidades y actividades necesarias para gestionar y controlar los pedidos, bien sea por parte del departamento de compras o por parte de personal directamente asignado al proyecto. Normalmente será necesario fijar una manera de informar periódicamente sobre el estado de los pedidos, la relación con los suministradores, los plazos, la calidad y los costes. En caso de estimar que alguno de estos factores está volviéndose peligroso, entonces se deberá acordar previamente cómo se escalará el problema.

El plan de gestión de adquisiciones y suministros también deberá ocuparse de cómo se cierran los pedidos para realizar los últimos pagos, devolver garantías… y así liberar los recursos para ocuparlos en nuevas actividades.

Es posible que tu empresa tenga ideas claras sobre la gestión, control y cierre de pedidos, pero en cualquier proyecto será esencial la planificación de los suministros necesarios para el mismo. Por tanto, el plan de gestión de adquisiciones y suministros es siempre necesario, aunque en mayor o menor detalle dependiendo del grado de definición de los procesos de la empresa.

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