Plan de gestión de comunicaciones – Communications management plan

Comunicación es una de las labores más importantes y que más tiempo requieren de un gestor de proyectos. Según el PMI, los jefes de proyecto dedican un 90% de su tiempo a la comunicación.

Después de identificar correctamente a los stakeholders de un proyecto deberemos planificar la comunicación con los mismos en función de sus diferentes expectativas y de la importancia de los mismos para el proyecto.

Como recordarás, los stakeholders son los clientes, usuarios finales, componentes del equipo del proyecto, equipo de gerencia, autoridades… El plan de gestión de comunicaciones nos dirá cómo planeamos comunicarnos con cada uno de ellos y con qué frecuencia. Algunos ejemplos pueden ser llamadas telefónicas, reuniones presenciales, emails, informes de proyecto o charlas informales.

El plan de gestión de comunicaciones también deberá definir de qué manera escalar los diferentes tipos de problemas que puedan surgir, para así lograr una decisión o reacción suficientemente rápida en caso de ser requerida.

Es recomendable acordar el tipo y frecuencia de comunicaciones con los diferentes stakeholders una vez hayamos preparado el plan. Así aseguraremos que el plan de gestión de comunicaciones cumplirá las expectativas de cada uno de ellos. Del mismo modo, este paso creará una cierta barrera a la hora de cambiar las comunicaciones ya que estas se habían acordado previamente.